TERMS & CONDITIONS

Check-In: 3:00 PM

Check-Out: 11:00 AM

Late Check-out Hour: 1:00 PM

Late Check-out Fees: €20.00

Late check-out (after 11:00 AM and before 1:00 PM) may result in a fee.

URBAN HOTEL

THE GOLDEN STORK

ALGEMENE VOORWAARDEN

TERMS & CONDITIONS

English version below

Volmerlaan 7, 2288 GC Rijswijk

KvK 90476050 | BTW NL865329205B01

Versie 7 mei 2026 | Geldig per 7 mei 2026

ALGEMENE VOORWAARDEN (NL)

Artikel 1 – Definities

In deze algemene voorwaarden gelden de volgende definities:

•       Hotel: Urban Hotel The Golden Stork B.V., gevestigd te Volmerlaan 7, 2288 GC Rijswijk, ingeschreven bij de KvK onder nummer 90476050.

•       Gast: iedere natuurlijke persoon die gebruik maakt van de diensten van het hotel, inclusief bezoekers van niet-overnachtende gasten.

•       Klant: de (rechts)persoon die een overeenkomst aangaat met het hotel, zowel in zakelijke (B2B) als particuliere (B2C) hoedanigheid.

•       Diensten: alle door het hotel aangeboden producten en diensten, waaronder overnachtingen, vergaderfaciliteiten, horeca, opbergruimte en aanverwante activiteiten.

•       Non-refundable boeking: een reservering waarbij bij totstandkoming direct het volledige bedrag in rekening wordt gebracht en geen restitutie mogelijk is.

•       Groepsreservering: een reservering voor vijf (5) of meer kamers of verblijfseenheden tegelijkertijd.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en leveringen van diensten door het hotel. Afwijkingen zijn uitsluitend geldig indien schriftelijk bevestigd door een bevoegde vertegenwoordiger van het hotel. Indien een of meerdere bepalingen ongeldig of nietig zijn, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Het hotel behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen; de op het moment van boeking geldende versie is van toepassing.

Artikel 3 – Totstandkoming van de Overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat het hotel een reservering schriftelijk bevestigt, hetzij per e-mail, hetzij via een boekingsplatform. Het hotel behoudt zich het recht voor reserveringen te weigeren of te annuleren in de volgende gevallen:

•       Aantoonbare fouten in de beschikbaarheid of prijsstelling.

•       Vermoeden van fraude, misbruik of niet-zakelijk gebruik.

•       Verstrekking van onjuiste of onvolledige gegevens door de klant.

•       Overmacht zoals gedefinieerd in artikel 10.

De klant is verantwoordelijk voor de juistheid van de bij de reservering opgegeven gegevens. Het hotel is niet aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit onjuiste informatie verstrekt door de klant.

Artikel 4 – Verblijf, Check-in en Check-out

4.1 Check-in en check-out tijden

Standaard check-in is mogelijk vanaf 15:00 uur. Standaard check-out is uiterlijk om 11:00 uur. Vroeg inchecken of laat uitchecken is mogelijk op aanvraag en onder voorbehoud van beschikbaarheid, tegen een toeslag. Tijden zijn bindend tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

4.2 Gedrag en huisregels

De gast dient zich te houden aan de huisregels en geldende wet- en regelgeving. Het hotel behoudt zich het recht voor de toegang te weigeren of de gast te verwijderen zonder restitutie in geval van:

•       Wangedrag, agressie of overlast jegens personeel of andere gasten.

•       Gebruik of handel in drugs of andere illegale activiteiten.

•       Overtreding van rookverbod (het hotel is volledig rookvrij; roken uitsluitend op aangewezen buitenlocaties).

•       Ongeautoriseerde overplaatsing van gasten naar andere kamers.

•       Schade aan eigendommen van het hotel.

4.3 Huisdieren

Huisdieren zijn welkom in het hotel, onder de volgende voorwaarden:

•       Huisdieren zijn welkom in het hotel, mits de gast dit vooraf meldt bij de reservering.

•       Huisdieren dienen te allen tijde aangelijnd of in een vervoersmand te zijn in publieke ruimten.

•       De klant is aansprakelijk voor schade veroorzaakt door het huisdier. Er wordt een borgsom van EUR 100,- in rekening gebracht.

•       Het hotel behoudt zich het recht voor aanvullende reinigingskosten in rekening te brengen.

Artikel 5 – Groepsreserveringen & Events

5.1 Definitie en aanvullende voorwaarden

Bij reserveringen van vijf (5) of meer kamers of bij gebruik van evenementenruimten gelden aanvullende voorwaarden. De klant dient een aanvraag per e-mail in te dienen bij het hotel, waarna het hotel de specifieke groepsvoorwaarden en een offerte toestuurt. De groepsreservering is pas definitief na schriftelijke bevestiging door beide partijen.

5.2 Aanbetaling en Betaling

Bij groepsreserveringen is een aanbetaling van 10% van de totale reserveringswaarde vereist — inclusief eventueel verzochte eten- en drankarrangementen — te voldoen binnen 14 dagen na bevestiging en uiterlijk 75 dagen voor de startdatum.

Het resterende bedrag dient uiterlijk 30 dagen voor de startdatum volledig te zijn voldaan. Bij groepsreserveringen die minder dan 30 dagen voor de startdatum worden gemaakt, is het volledige bedrag direct bij bevestiging verschuldigd.

Alle betalingen zijn niet-restitueerbaar vanaf het moment dat zij verschuldigd zijn. Het niet nakomen van betalingstermijnen geeft het hotel het recht de reservering te annuleren of de dienstverlening te beperken tot de waarde van reeds ontvangen bedragen, zonder enige aansprakelijkheid voor het hotel. Afzonderlijk kan een borgsom worden gevraagd ter dekking van eventuele schade of extra kosten tijdens het verblijf.

Door de boeking te bevestigen, erkent en aanvaardt de klant uitdrukkelijk alle betalings- en annuleringsvoorwaarden zoals hierin vermeld, ook waar deze afwijken van de standaardschaal van de UCHCI 2024 conform art. 2.2.

5.3 Annulering en Wijzigingen

Alle groepsreserveringen zijn niet-restitueerbaar vanaf 30 dagen voor de startdatum. De volgende annuleringskosten zijn van toepassing als percentage van de totale reserveringswaarde:

•       Meer dan 30 dagen en tot 75 dagen voor de startdatum: 10% van de totale reserveringswaarde.

•       30 dagen of minder voor de startdatum: 100% van de totale reserveringswaarde, onder geen enkele omstandigheid restitueerbaar.

•       No-show: 100% van de totale reserveringswaarde is in alle gevallen verschuldigd.

Alle annuleringskosten vormen een vergoeding voor gederfde omzet en dienen niet te worden beschouwd als een boete.

De groep mag het gereserveerde aantal kamers kosteloos verminderen met maximaal 10%, tussen 30 dagen en 12:00 uur de dag voor de startdatum. Iedere vermindering boven deze drempel, of iedere wijziging van de startdatum, vereist voorafgaande schriftelijke goedkeuring van het hotel en kan leiden tot herziene prijzen of aangepaste voorwaarden. Binnen 14 dagen voor de startdatum kan in ieder geval de volledige reserveringswaarde in rekening worden gebracht voor iedere vermindering in aantal.

Alle annuleringen en wijzigingen dienen schriftelijk te worden ingediend en bevestigd om geldig te zijn.

Artikel 6 – Annulering & No-show

6.1 Individuele reserveringen

•       Kosteloze annulering is mogelijk tot 72 uur voor aankomst (voor 12:00 uur plaatselijke tijd).

•       Bij annulering binnen 72 uur voor aankomst wordt 100% van het totale boekingsbedrag in rekening gebracht.

•       Bij no-show wordt 100% van het totale verblijfsbedrag in rekening gebracht.

6.2 Non-refundable boekingen

Non-refundable boekingen zijn bij totstandkoming volledig verschuldigd, ongeacht het tijdstip van annulering. Geen restitutie is mogelijk, ook niet in geval van overmacht aan de zijde van de klant.

6.3 Formele vereisten

Annuleringen zijn uitsluitend geldig indien schriftelijk ontvangen via e-mail of via het boekingsplatform. Telefonische annuleringen zijn niet rechtsgeldig. Het hotel stuurt een schriftelijke bevestiging van de annulering; ontbreekt deze bevestiging, dan dient de klant contact op te nemen.

Artikel 7 – Betaling & Borg

7.1 Betaalmethoden en vooruitbetaling

Het hotel aanvaardt betaling via creditcard, debitcard en bankoverschrijving. Het hotel behoudt zich het recht voor vooruitbetaling te eisen bij:

•       Lange verblijven (meer dan 7 nachten).

•       Non-refundable tarieven.

•       Groepsboekingen.

•       Gasten zonder voorafgaande verblijfshistorie en/of bij verhoogd risico.

7.2 Bijkomende kosten en schade

Alle extra verbruik, schade, reiniging of andere kosten worden bij uitchecken of achteraf in rekening gebracht. Bij schade aan eigendommen van het hotel is de klant gehouden tot vergoeding van de herstelkosten en eventuele gederfde inkomsten.

7.3 Betalingsachterstand

Bij niet-tijdige betaling is de klant van rechtswege in verzuim. Het hotel heeft het recht de wettelijke handelsrente (voor B2B) of wettelijke rente (voor B2C) in rekening te brengen, alsmede alle buitengerechtelijke incassokosten conform de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK).

Artikel 8 – Aansprakelijkheid

8.1 Beperking aansprakelijkheid hotel

Het hotel is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen van de gast, tenzij sprake is van aantoonbare opzet of grove schuld van het hotel of haar personeel. Gebruik van faciliteiten (parkeerterrein, fitnessruimte, vergaderzalen etc.) geschiedt op eigen risico.

8.2 Maximale aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van het hotel is in alle gevallen beperkt tot het bedrag van de reservering. Voor indirecte schade, gevolgschade of gederfde winst is het hotel nimmer aansprakelijk.

8.3 Aansprakelijkheid klant

De klant is volledig aansprakelijk voor schade toegebracht aan het hotel, zijn eigendommen of personeel door de klant zelf, zijn gasten, medewerkers, huisdieren of ingeschakelde derden. De klant vrijwaart het hotel voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit de uitvoering van de overeenkomst.

8.4 Waardevolle bezittingen

Het hotel beschikt over een kluis in iedere kamer en een centrale hotelkluis. De gast wordt nadrukkelijk geadviseerd waardevolle bezittingen hierin op te bergen. Het hotel aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies van zaken die niet in de kluis zijn opgeborgen.

Artikel 9 – Privacy & Gegevensverwerking

9.1 Verantwoordelijke

Urban Hotel The Golden Stork B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

9.2 Doeleinden van verwerking

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:

•       Uitvoering van de overeenkomst (reservering, verblijf, facturatie).

•       Wettelijke verplichtingen (meldingsplicht aan gemeente conform Wet BRP).

•       Veiligheid en toegangscontrole.

•       Directe marketing, uitsluitend na voorafgaande toestemming van de betrokkene.

9.3 Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het betreffende doel, met een maximum van zeven (7) jaar conform fiscale bewaarplicht.

9.4 Rechten van betrokkenen

De gast heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking en dataportabiliteit. Verzoeken kunnen worden ingediend via urbanhotel@thegoldenstork.com. Het hotel reageert binnen 30 dagen. Bij klachten kan de betrokkene zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

9.5 Cameratoezicht

Het hotel maakt gebruik van cameratoezicht in publieke ruimten ten behoeve van veiligheid. Beelden worden maximaal 28 dagen bewaard en uitsluitend verstrekt aan bevoegde instanties.

Artikel 10 – Overmacht

In geval van overmacht is het hotel gerechtigd de overeenkomst te wijzigen, op te schorten of te annuleren zonder gehouden te zijn tot enige schadevergoeding. Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de redelijke macht van het hotel, waaronder begrepen:

•       Stroomuitval, brand, waterschade of andere technische storingen.

•       Overheidsmaatregelen, reisverboden of quarantaineverplichtingen.

•       Pandemieën, epidemieën of volksgezondheidscrises.

•       Stakingen, rellen of andere maatschappelijke verstoringen.

In geval van annulering wegens overmacht heeft de klant recht op een tegoed (voucher) ter waarde van het reeds betaalde bedrag, geldig voor 12 maanden.

Artikel 11 – Klachten

Klachten over de dienstverlening dienen bij voorkeur direct aan de receptie of het management kenbaar te worden gemaakt, zodat het hotel de mogelijkheid heeft de situatie ter plekke op te lossen. Schriftelijke klachten dienen binnen 14 dagen na het verblijf te worden ingediend via urbanhotel@thegoldenstork.com. Het hotel streeft naar afhandeling binnen 14 werkdagen.

Artikel 12 – Toepasselijk Recht en Geschillenbeslechting

Op alle overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost. Indien partijen er niet in slagen een geschil in der minne te schikken, is de bevoegde rechter in het arrondissement Den Haag exclusief bevoegd, onverminderd het recht van het hotel om de klant te dagvaarden voor de rechter van diens woonplaats.

TERMS & CONDITIONS (EN)

Article 1 – Definitions

The following definitions apply to these terms and conditions:

•       Hotel: Urban Hotel The Golden Stork B.V., registered at Volmerlaan 7, 2288 GC Rijswijk, Chamber of Commerce number 90476050.

•       Guest: any natural person using the hotel's services, including visitors of non-staying guests.

•       Client: the (legal) person entering into an agreement with the hotel, in either a business (B2B) or consumer (B2C) capacity.

•       Services: all products and services offered by the hotel, including accommodation, meeting facilities, food & beverage, storage and related activities.

•       Non-refundable booking: a reservation for which the full amount is charged upon confirmation and no refund is possible.

•       Group booking: a reservation for five (5) or more rooms or accommodation units simultaneously.

Article 2 – Applicability

These terms and conditions apply to all offers, agreements and deliveries of services by the hotel. Deviations are only valid if confirmed in writing by an authorised representative of the hotel. If any provision is invalid or void, the remaining provisions remain in full force. The hotel reserves the right to amend these terms; the version in force at the time of booking applies.

Article 3 – Formation of Agreement

An agreement is formed when the hotel confirms a reservation in writing, either by email or via a booking platform. The hotel reserves the right to refuse or cancel reservations in the following cases:

•       Demonstrable errors in availability or pricing.

•       Suspicion of fraud, abuse or non-legitimate use.

•       Provision of incorrect or incomplete information by the client.

•       Force majeure as defined in Article 10.

The client is responsible for the accuracy of the information provided at the time of booking. The hotel is not liable for damages resulting from incorrect information provided by the client.

Article 4 – Stay, Check-in and Check-out

4.1 Check-in and check-out times

Standard check-in is available from 15:00. Standard check-out is no later than 11:00. Early check-in or late check-out is available upon request and subject to availability, at an additional charge. Times are binding unless otherwise agreed in writing.

4.2 Conduct and house rules

Guests must comply with the hotel's house rules and applicable laws. The hotel reserves the right to refuse access or remove a guest without refund in the event of:

•       Misconduct, aggression or nuisance towards staff or other guests.

•       Use or trafficking of drugs or other illegal activities.

•       Violation of the smoking ban (the hotel is entirely smoke-free; smoking permitted only in designated outdoor areas).

•       Unauthorised transfer of guests to other rooms.

•       Damage to hotel property.

4.3 Pets

Pets are welcome at the hotel under the following conditions:

•       Pets are welcome at the hotel, provided the guest notifies the hotel in advance at the time of booking.

•       Pets must be kept on a leash or in a carrier at all times in public areas.

•       The client is liable for any damage caused by the pet. A security deposit of EUR 100 will be charged.

•       The hotel reserves the right to charge additional cleaning fees.

Article 5 – Group Bookings & Events

5.1 Definition and additional terms

Additional terms apply to bookings of five (5) or more rooms or the use of event spaces. The client must submit a request by email to the hotel, after which the hotel will send the specific group terms and conditions and a quotation. The group booking is only confirmed upon written acceptance by both parties.

5.2 Deposit and Payment

Group bookings require a deposit of 10% of the total reservation value — including any requested food and beverage services — due within 14 days of confirmation and no later than 75 days before the start date.

The remaining balance must be paid in full no later than 30 days before the start date. For group bookings made less than 30 days before the start date, full payment is due immediately upon confirmation.

All payments are non-refundable from the moment they are due. Failure to meet payment deadlines entitles the hotel to cancel the reservation or limit services to the value of amounts already received, without any liability on the part of the hotel. A security deposit may be required separately to cover potential damages or additional costs incurred during the stay.

By confirming the booking, the client explicitly acknowledges and accepts all payment and cancellation conditions stated herein, including where these deviate from the UCHCI 2024 default scale pursuant to Art. 2.2.

5.3 Cancellation and Changes

All group bookings are non-refundable from 30 days before the start date. The following cancellation fees apply as a percentage of the total reservation value:

•       More than 30 days and up to 75 days before the start date: 10% of the total reservation value.

•       30 days or less before the start date: 100% of the total reservation value, non-refundable under any circumstances.

•       No-show: 100% of the total reservation value is due in all cases.

All cancellation fees constitute compensation for lost revenue and are not to be construed as a penalty.

The group may reduce the reserved number of rooms by a maximum of 10%, free of charge, between 30 days and 12:00 noon the day before the start date. Any reduction beyond this threshold, or any change to the start date, requires prior written approval from the hotel and may result in revised pricing or adjusted terms. Within 14 days of the start date, the full reservation value may in any case be charged for any reduction in numbers.

All cancellations and changes must be submitted and confirmed in writing to be valid.

Article 6 – Cancellation & No-show

6.1 Individual reservations

•       Free cancellation is possible up to 72 hours before arrival (before 12:00 local time).

•       Cancellation within 72 hours of arrival: 100% of the total booking amount will be charged.

•       No-show: 100% of the total stay amount will be charged.

6.2 Non-refundable bookings

Non-refundable bookings are fully payable upon formation, regardless of the time of cancellation. No refund is possible, including in the event of force majeure on the part of the client.

6.3 Formal requirements

Cancellations are only valid if received in writing by email or via the booking platform. Telephone cancellations are not legally valid. The hotel will send a written confirmation of the cancellation; if this confirmation is absent, the client must follow up.

Article 7 – Payment & Security Deposit

7.1 Payment methods and prepayment

The hotel accepts payment by credit card, debit card and bank transfer. The hotel reserves the right to require prepayment for:

•       Long stays (more than 7 nights).

•       Non-refundable rates.

•       Group bookings.

•       Guests without prior stay history and/or in case of elevated risk.

7.2 Additional charges and damage

All additional consumption, damage, cleaning or other costs will be charged at check-out or afterwards. In the event of damage to hotel property, the client is obliged to reimburse repair costs and any lost revenue.

7.3 Late payment

In the event of late payment, the client is in default by operation of law. The hotel is entitled to charge statutory commercial interest (for B2B) or statutory interest (for B2C), as well as all extrajudicial collection costs.

Article 8 – Liability

8.1 Limitation of hotel liability

The hotel is not liable for loss, theft or damage to the personal belongings of the guest, unless caused by demonstrable intent or gross negligence of the hotel or its staff. Use of facilities (car park, fitness room, meeting rooms, etc.) is at the guest's own risk.

8.2 Maximum liability

The hotel's liability is in all cases limited to the value of the reservation. The hotel is never liable for indirect damages, consequential damages or lost profits.

8.3 Client liability

The client is fully liable for damage caused to the hotel, its property or staff by the client, their guests, employees, pets or engaged third parties. The client indemnifies the hotel against all third-party claims arising from the performance of the agreement.

8.4 Valuables

The hotel provides an in-room safe and a central hotel safe. Guests are strongly advised to store valuables therein. The hotel accepts no liability for loss of items not stored in the safe.

Article 9 – Privacy & Data Processing

9.1 Controller

Urban Hotel The Golden Stork B.V. is the data controller within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR).

9.2 Purposes of processing

Personal data is processed solely for the following purposes:

•       Performance of the agreement (reservation, stay, invoicing).

•       Legal obligations (registration duty with municipality under Dutch law).

•       Security and access control.

•       Direct marketing, only with the prior consent of the data subject.

9.3 Retention periods

Personal data is not retained longer than necessary for the relevant purpose, with a maximum of seven (7) years in accordance with statutory fiscal retention requirements.

9.4 Rights of data subjects

The guest has the right to access, rectification, erasure, restriction of processing and data portability. Requests can be submitted to urbanhotel@thegoldenstork.com. The hotel will respond within 30 days. Complaints may be submitted to the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).

9.5 CCTV surveillance

The hotel uses CCTV surveillance in public areas for security purposes. Footage is retained for a maximum of 28 days and provided only to competent authorities.

Article 10 – Force Majeure

In the event of force majeure, the hotel is entitled to modify, suspend or cancel the agreement without being obliged to pay any compensation. Force majeure includes any circumstance beyond the hotel's reasonable control, including:

•       Power outage, fire, water damage or other technical failures.

•       Government measures, travel bans or quarantine obligations.

•       Pandemics, epidemics or public health crises.

•       Strikes, riots or other societal disruptions.

In the event of cancellation due to force majeure, the client is entitled to a credit (voucher) equal to the amount already paid, valid for 12 months.

Article 11 – Complaints

Complaints regarding services should preferably be raised directly with reception or management, allowing the hotel the opportunity to resolve the situation on the spot. Written complaints must be submitted within 14 days of the stay via urbanhotel@thegoldenstork.com. The hotel aims to respond within 14 working days.

Article 12 – Governing Law and Dispute Resolution

All agreements are exclusively governed by Dutch law. Disputes are preferably resolved by mutual agreement. If parties fail to resolve a dispute amicably, the competent court in the district of The Hague has exclusive jurisdiction, without prejudice to the hotel's right to summon the client before the court of their place of residence.